Pengelolaan arsip aktif dalam peningkatan kualitas sumber informasi di Sekolah Dasar Islam Terpadu (SDIT) Al-Furqan Palangka Raya

Nurhalija, Siti (2019) Pengelolaan arsip aktif dalam peningkatan kualitas sumber informasi di Sekolah Dasar Islam Terpadu (SDIT) Al-Furqan Palangka Raya. Undergraduate thesis, IAIN Palangka Raya.

Text Skripsi Siti Nurhalija - 150116001.pdf Download (1MB)

Abstract

Arsip aktif digunakan untuk kelangsungan kerja suatu kantor atau tata usaha, semakin tinggi aktivitas yang dilakukan pada suatu organisasi yang menggunakan arsip aktif maka semakin tinggi pula munculnya persoalan- persoalan arsip aktif tersebut maka diperlukan pengelolaan arsip aktif yang didalamnya terdapat kegiatan penciptaan, pemberkasan dan penataan serta penggunaan arsip aktif. SDIT AL-Furqan Palangka Raya merupakan lembaga pendidikan yang mempunyai tata usaha yang menggunakan arsip aktif, dalam menjalankan aktivitas pengelolaan arsip aktif terdapat beberapa kendala yang menyebabkan pengelolaan arsip belum berjalan secara optimal.
Adapun untuk mengetahui permasalahn tersebut, maka peneliti mengkaji persoalan tentang 1) penciptaan, 2) pemberkasan dan penataan serta 3) penggunaan arsip aktif. Tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan penciptaan, pemberkasan dan penataan, serta penggunaan arsip aktif dalam peningkatan kualitas sumber informasi di SDIT Al-Furqan Palangka Raya.
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif dengan menggunakan metode deskriptif. Sumber data penelitian ini adalah kepala tata usaha, dan staff tata usaha. Adapun teknik pengumpulan data melalui teknik wawancara, observasi, dan dokumentasi. Agar menjamin keabsahan data peneliti menggunakan triangulasi, untuk menguji terhadap berbagai teknik dan sumber. Kemudian data di analisis dengan 4 tahapan yaitu data collecting, data reduction, data display dan conclusing drawing.
Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan bahwa: 1) Penciptaan arsip aktif dilakukan dengan proses pengurusan surat masuk dan surat keluar yang didalamnya terdapat tahapan penerimaan dan pemeriksaan serta pendistribusian. Pelaksananaan pengurusan surat masuk dan keluar menggunakan teknologi informasi yaitu melewati aplikasi whatsapp group 2) Pemberkasan dan penataan arsip aktif dilakukan melalui proses pemberkasan yaitu melakukan tahap pemeriksaan, penentuan indkes, dan tahap pengkodean tidak ada. Proses penataan dilakukan dengan menggunakan alat/sarana penataan arsip mulai dari filing cabinet,odrner, rak papan. 3) Penggunaan arsip aktif dilakukan dengan kegiatan peminjaman arsip aktif seperti surat masuk dan surat keluar oleh bidang tertentu atau guru yang dipinjam selama kegiatan sekolah berlangsung atau sehari, dan peminjaman tersebut belum menggunakan bukti peminjaman seperti adanya pencatatan di dalam buku. Selain kegiatan peminjaman, juga melaksanakan kegiatan penemuan kembali yaitu dengan mencari arsip aktif melalui buku agenda atau langsung mencari ke ordner.

ABSTRACT

Active archives are used for the continuity of work of an office or administration, the higher the activities carried out in an organization that uses active archives, the higher the arising of active archive problems, it is necessary to manage active archives in which there are activities of creation, filing and structuring and use of active archives. AL-Furqan SDIT Palangka Raya is an educational institution that has an administration that uses active archives, in carrying out active archive management activities there are several obstacles that lead to archive management not yet running optimally.
As for knowing the problem, the researcher examines the issue of 1) creation, 2) filing and structuring and 3) the use of active files so that the researcher. The purpose of this study are to describe the creation, filing and structuring, as well as the use of active archives in improving the quality of information sources at SDIT Al-Furqan Palangka Raya.
This research used qualitative research by using descriptive methods. The data source of this research are the head of administration and administrative staff. The data collection techniques through interviews, observation, and documentation. In order to guarantee the validity of the data researchers use triangulation, to test various techniques and sources. Then the data is analyzed with 4 stages, namely data collecting, data reduction, data display and drawing conclusing.
Based on the results of the study showed that: 1) The creation of Active archives is carried out by the process of managing incoming and outgoing letters in which there are stages of receipt and inspection and distribution. Implementation of handling incoming and outgoing mail using information technology that is through the whatsapp group application. 2) Filing and structuring of the active archive is carried out through the filing process, namely carrying out the inspection stage, determining the health index, and the coding phase has not yet been carried out. The structuring process is carried out by using the tools / means of structuring the archive starting from the filing cabinet, odner, rack board. 3) The use of active records is carried out by active archive loan activities such as incoming and outgoing letters by certain fields or teachers borrowed during school activities or for a day, and the loans have not used proof of borrowing as recorded in books. In addition to lending activities, it also carries out rediscovery activities by searching active records through the agenda book or directly searching the ordner.

Actions (login required)

View Item